Así te puedes proteger en reuniones online con Zoom, Skype, etc

Privacidad-videoconferencia-online

Las reuniones virtuales en línea a través de voz, video o servicios web son una constante en el trabajo actual y el teletrabajo, y la pandemia de COVID-19 ha mejorado enormemente estas reuniones virtuales. Si bien somos cada vez más conscientes de la necesidad de proteger la privacidad y la seguridad en el mundo online, como apuntaba la AEPD en su blog web, a través de reuniones virtuales debemos tomar medidas específicas.

Preparar reuniones virtuales sin considerar los riesgos de privacidad puede promover conductas inapropiadas de interlocutores, ex compañeros, empleados descontentos e incluso comportamientos injustos. Además que se puede correr el riesgo de que  ciberdelincuentes puedan espiarte o sabotearte. Simplemente tomando algunas precauciones básicas, puedes asegurarte de que las reuniones en línea sean un espacio de trabajo eficiente y seguro, y evitar incidentes que puedan vulnerar la protección de los datos personales o comprometer la privacidad.

Consejos básicos a tener en cuenta en reuniones online

A continuación, se ofrecen algunos consejos básicos para realizar reuniones en línea con privacidad y seguridad:

  • Observa y sigue las políticas de tu organización para las reuniones en línea
  • En reuniones con un gran número de participantes se recomienda designar al menos un participante para ayudar al organizador a controlar a los participantes.
  • Considera de antemano la sensibilidad del tema a discutir, la identidad de los participantes y la posible difusión en el caso de una reunión grabada.
  • Limita la reutilización de códigos / enlaces de acceso.
  • Utiliza códigos, urls de enlace y/o pines de acceso de un solo uso. Utiliza autenticación de doble factor.
  • Deshabilita el intercambio de ficheros, el chat o la posibilidad de compartir pantalla.
  • Evita el envio de convocatorias a grupos numerosos o listas de email. Solo a usuarios concretos.
  • Utiliza la «sala de espera» para admitir participantes y no empezar la reunión hasta que el anfitrión se una.
  • Comprueba los asistentes antes de empezar e identifica aquellos que sean genéricos.
  • No grabes la reunión. Si es necesario avisa a los asistente del inicio y el fin de la grabación, y su finalidad.
  •  Comprueba que no hay ninguna información personal sensible detrás de ti y utiliza siempre que puedas un fondo virtual para el segundo plano.
  • Avisa a familiares o allegados convivientes que vas a iniciar una reunión y comprueba que no hay filtraciones de sonido ni imagen.
  • Desactiva el micrófono y la recogida de video cuando no sea necesario.
  • Comprueba al finalizar la reunión que la cámara y el micrófono estas desactivados,
  • Inhabilita físicamente la cámara siempre que no la utilices, con una pestaña, adhesivo o similar.

Esta lista que hemos enumerado se trata de una serie de consejos básicos que se deben tener en cuenta y aplicarse cuando proceda.

En general, es necesario recordar que se debe comprender y respetar las políticas de tu organización, tener en cuenta el cronograma de reuniones y elegir las medidas adecuadas para cada situación.

Recomendaciones en caso de información muy sensible

En situaciones en las que es necesario tratar información con datos muy sensibles, se recomienda consultar a los profesionales de TI y de seguridad de la organización y tomar las siguientes precauciones adicionales cuando corresponda:

  • Exige explícitamente a los asistentes que utilicen solo dispositivos proporcionados y / o aprobados por la organización
  • Utiliza el panel de asistentes para realizar un seguimiento de quién asiste a la reunión en cualquier momento.
  • Utiliza únicamente servicios de reuniones virtuales aprobados por tu organización para esas situaciones, con cifrado y que utilicen pin o contraseñas únicas para cada asistente.
  • Solo el anfitrión puede compartir la pantalla.
  • Después de que todos los participantes inicien sesión, bloquea el acceso a la reunión.
  • En el caso de grabación, deben estar cifradas mediante algoritmos y contraseñas fiables. Elimina todas las grabaciones que puedan haberse almacenado en el proveedor.

Esta artículo ha sido elaborado y contrastado a partir de la guía de la Agencia Estatal de Protección de Datos

Aquí puedes consultar la política de privacidad de las plataformas más utilizadas

Equipo de redacción de TramitarBien

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