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Cómo generar los libros contables para legalizar en el Registro Mercantil

Libros contables Registro mercantil exportar desde programa contable

Antes de presentar los libros en el Registro Mercantil con Legalia, hay un paso clave que muchos pasan por alto: generar correctamente los libros contables.

Si este proceso no se hace bien, es habitual encontrar errores al importar los archivos o incluso tener que repetir toda la presentación.

En esta guía te explico cómo generar los libros contables paso a paso para que puedas legalizarlos sin problemas.

Qué libros contables hay que generar para legalizar

Para cumplir con la obligación de legalización en el Registro Mercantil, las sociedades deben preparar al menos:

  • Libro Diario
  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Estos libros reflejan toda la actividad contable del ejercicio y deben generarse en formato digital desde el programa contable de la empresa.

👉 Si quieres ver el proceso completo, puedes consultar la guía sobre cómo legalizar y presentar libros en el Registro Mercantil.

Cómo generar los libros contables paso a paso

El proceso puede variar ligeramente según el programa contable que utilices, pero en general sigue estos pasos:

1. Accede al programa contable

Entra en el software de contabilidad con el ejercicio cerrado que vas a legalizar.

👉 Es importante trabajar siempre sobre el ejercicio correcto para evitar errores posteriores.

2. Genera los balances en formato exportable

Debes generar los principales informes contables:

  • Balance de situación
  • Cuenta de pérdidas y ganancias
  • Sumas y saldos

💡 Consejo práctico: utiliza el mayor nivel de detalle disponible para evitar inconsistencias.


3. Exporta el Libro Diario completo

El Libro Diario debe incluir todos los asientos contables del ejercicio:

  • Asientos de apertura
  • Movimientos del año
  • Asientos de cierre

👉 No se adjuntan facturas ni justificantes, solo el libro contable.


4. Revisa que los datos sean correctos

Antes de guardar los archivos, comprueba:

  • Que el ejercicio es el correcto
  • Que no faltan movimientos
  • Que los balances coinciden con la contabilidad presentada

Este paso evita la mayoría de errores al presentar los libros.

5. Guarda los libros correctamente

Guarda los archivos en una carpeta organizada por:

  • Empresa
  • Ejercicio

Por ejemplo:

LIBROS OFICIALES / EMPRESA / 2025

💡 Mantener una estructura ordenada facilita la importación posterior en Legalia.

Casos especiales que debes tener en cuenta

Sociedades de nueva creación

Si la empresa se ha constituido durante el ejercicio:

  • La fecha inicial será la de constitución
  • No se debe incluir ejercicio anterior

Errores frecuentes al generar los libros contables

Estos son los errores más habituales en esta fase:

❌ Generar los libros con el ejercicio incorrecto
❌ No incluir todos los movimientos contables
❌ Confundir la legalización de libros con el depósito de cuentas
❌ No revisar los balances antes de exportar
❌ Guardar los archivos sin orden

👉 Un error aquí suele provocar fallos al presentar los libros en el Registro Mercantil.


Qué hacer después de generar los libros

Una vez tienes los libros contables preparados, el siguiente paso es tener preparado el:

Una vez tengas todo los libros preparados y exportados, habrá que presentarlos correctamente en el Registro Mercantil mediante Legalia 2.

👉 Aquí puedes ver la guía completa para presentar los libros paso a paso con Legalia y evitar errores en el envío.


Consejo de asesor contable

Si los libros están bien preparados, la presentación en el Registro Mercantil será mucho más rápida y evitarás incidencias.

💡 Consejo profesional: la mayoría de errores al legalizar libros no están en Legalia, sino en cómo se generan previamente los archivos.

Una vez tengas los libros listos, el siguiente paso es presentarlos correctamente.

➡️ Consulta aquí la guía completa para presentar los libros en el Registro Mercantil paso a paso con Legalia

David Villalba

Soy el Redactor Jefe en TramitarBien, especializado en la gestión y asesoramiento de trámites tanto para profesionales como para particulares. Con una sólida trayectoria desde 2011, me dedico a simplificar procesos y resolver dudas con un enfoque práctico y eficiente. Estoy aquí para ayudarte: no dudes en contactarme con tus consultas, ¡respondo a todos los mensajes!

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