Uno de los documentos más importantes que deben gestionarse digitalmente es el libro de actas. A continuación, te ofrecemos varios ejemplos de actas para sociedades limitadas o anónimas, que podrás utilizar como base para confeccionar tu propio modelo. Si te resulta complicado entender la normativa y la presentación de las actas en el Registro Mercantil, a continuación te lo explicamos detalladamente.
Legalización del libro de actas en el Registro Mercantil
Desde el ejercicio 2013 deben legalizarse anualmente los libros de actas y el libro registro de socios. La reforma de la Ley de apoyo al emprendedor estableció que todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, sean de la clase que sean, incluidos los libros de actas de juntas y libro de socios, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
En cada ejercicio se deben legalizar las actas del ejercicio anterior. El libro puede ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad o también es posible un libro para cada uno de los órganos colegiados. Las fechas de apertura y cierre del año deben especificarse en cada uno de estos libros.
Las actas de las reuniones, incluidas una o más, deben legalizarse en un libro todos los años, como si fueran libros de contabilidad.
En cuanto a estos libros de actas también es posible, si se necesita acreditar para algún trámite puntual, legalizar un libro de detalles de actas, en cualquier momento del ejercicio.
¿Cómo se hace un libro de actas digital?
Es tán fácil como hacer las actas en un documento Word y posteriormente convertirlas a PDF.
No hace falta hacer todas las actas en un mismo word, puedes hacer cada acta en un documento distinto y luego posteriormente juntarlas todas en un documento PDF.
El libro de actas digital contendrá todas las ACTAS del ejercicio a legalizar.
Lo que nosotros hacemos en la Asesoría ✍
Tenemos una carpeta en el ordenador que se llama LIBRO DE ACTAS, con subcarpetas por cada ejercicio con sus respectivas actas y cuando llega la hora de legalizarlas reunimos las actas del ejercicio en un mismo documento PDF y lo presentamos en el Registro Mercantil.
Modelos de libro de actas digital para descargar en Word
La mayoría de sociedades Pymes confeccionarán como mínimo un acta por ejercicio donde constará la aprobación de las cuentas anuales y la gestión de los administradores durante el ejercicio.
⚠️ OJO con las Actas Extraordinarias. También tendrás que hacer un ACTA y añadirlas al libro si has hecho esto:
- Cambiar de objeto Social
- Cambio de domicilio social
- Reparto de dividendos
- Etc.
A continuación puedes consultar varios ejemplos de actas de sociedad limitada o anónima, que podrás utilizar como base para confeccionar tu modelo.
Modelo de acta formulación cuentas anuales (Junta general Ordinaria )
A continuación puedes consultar y descargar un ejemplo de acta de aprobación de cuentas anuales, con aprobación de la gestión del administrador.
Recuerda que el acta tiene que ser firmada por todos los socios. Y si no es posible, al menos que lo firmen los socios con mayoría del capital social.
Ejemplo ACTA de Junta General de Socios de una SOCIEDAD SL O SA
Acta de la Junta General Universal de socios de la sociedad ___________________S.L.
celebrada en el domicilio social el día XX-MM-AA.
1. Se celebra Junta General Universal de la Sociedad EJEMPLO S.L., con CIF B1235467X, debido a que estando presentes todos los socios, que representan la totalidad del capital social y de los votos sociales, deciden unánimemente la celebración de la reunión y el siguiente orden del día:
Primero: Censura de la Gestión social.
Segundo: Aprobación, si procede, de las cuentas y del balance del ejercicio _____.
Tercero: Ruegos y preguntas.
2. Unánimemente todo el capital social decide aceptar tanto la reunión de la junta como el anterior orden del día, y en prueba de conformidad con estos extremos, firman a continuación esta acta.
Datos Socios Firma
SOCIO 1 N.I.F. XXXXXXD
% votos sobre total
Nº Participaciones :
% s/Capital Social :
SOCIO 2 N.I.F. XXXXXXXT
% votos sobre total :
Nº Participaciones :
% s/Capital Social :
3. Cargos de presidente y secretario: Los socios concurrentes acuerdan por unanimidad elegir al Sr. Don/Dª _________ como presidente de la Junta General, y al Sr. Don/Dª __________ como secretario de la Junta General. Los nombrados aceptan ocupar los cargos.
4. Constitución de la junta: La junta ha quedado válidamente constituida como General y Universal, conforme al artículo 178 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, al asistir la totalidad del capital social y aceptar los concurrentes por unanimidad la celebración de la reunión.
5. Debate de los asuntos, votación y adopción de acuerdos: Una vez el presidente ha declarado válidamente constituida la junta, se entra en el examen del orden del día. Se toman por unanimidad los siguientes acuerdos:
Punto Primero: Aprobar la gestión realizada por los administradores durante el ejercicio _____
Punto Segundo: Se aprueban las Cuentas y el Balance del ejercicio mencionado, del que se desprenden unos beneficios de , que se distribuyen de la siguiente forma:
Aplicación de reparto
Punto Tercero: No hubo ruegos ni preguntas.
6. Aprobación del Acta: Finalizado el tratamiento de los puntos del orden del día, de carácter sustantivo, se confecciona el Acta, que, una vez leida, es aprobada a inmediata continuación de esta lectura con el voto favorable de todos los socios, y firmada por el secretario de la junta con el visto bueno del presidente de la junta.
Sin más que añadir, el presidente declara concluida la Junta General y Universal a las ________
VºBº EL PRESIDENTE DE LA JUNTA EL SECRETARIO DE LA JUNTA
Fdo.
Sugerencias:
- Si no sabes que fecha indicar en el acta, pon 30/06/XX (Es la fecha límite que suelen reunirse las juntas de las empresas para aprobarlas las Cuentas Anuales)
- Poner de PRESIDENTE y SECRETARIO de la junta a los dos socios con más porcentaje de capital Social, ya que si representan más del 51%, será suficiente con sus dos firmas.
Modelo de acta para modificación de objeto social
Si quieres ampliar el objeto social de tu empresa, tendrás que hacer una reunión con todos los socios y plasmarlo en un Acta de junta general, que en este caso sería extraordinaria.
Te voy a explicar a continuación como se tiene que redactar el acta de aprobación de objeto social. Me voy a centrar directamente en los textos específicos que debe de tener este acta, omitiendo los textos genéricos que tienen todas las actas, como citar el domicilio social, el día de la reunión, nombrar el presidente y secretario de la Junta, citar los textos de la Ley, etc.
¡Vamos al grano!
El Título
ACTA DE JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIA Y UNIVERSAL
(Introducción: dia, domicilio socios, socios asistentes, presidente y secretario de la junta)
Orden del día
Acto seguido se procede por el (Administrador único/secretario) a la lectura del Orden del día, cuyos puntos, que son aceptados por unanimidad de todos los asistentes,
son los siguientes:
- Propuesta de ampliación del Objeto Social de la Sociedad y modificación de la actividad
- Modificación parcial de los Estatutos de la Sociedad
- Facultar al Administrador para, de conformidad con el texto refundido de la Ley de Sociedades Limitadas y el Reglamento del Registro Mercantil, proceda a elevar a público los acuerdos alcanzados en este
- Ruegos y preguntas.
- Lectura y, en su caso, aprobación del Acta de la reunión.
Acuerdos alcanzados
PRIMERO
Puesto en debate el primer punto de la agenda, se informó que la empresa ha decidido ampliar el objeto social con el fin de continuar expandiendo su actividad económica, y se acuerda por unanimidad ampliar el objeto social de la sociedad a las actividades correspondientes a los siguientes códigos y descripciones de la Clasificación Nacional de Actividades Económicas:
3821- XXX
Por otra parte, se acuerda modificar la actividad principal de la sociedad, quedando establecida en la correspondiente al siguiente código y descripción de la Clasificación Nacional de Actividades Económicas:
4677 – Comercio al por mayor de chatarra y productos de desechos
SEGUNDO
Se acuerda modificar el articulo 2 del Estatuto de la Sociedad, quedando redactado de la siguiente manera:
La sociedad tiene como objeto el desarrollo de las actividades correspondientes a los siguientes códigos y descripciones de la Clasificación Nacional de Actividades Económicas:
ACTIVIDAD PRINCIPAL:
4677. Comercio al por mayor de chatarra y productos de desechos
OTRAS ACTIVIDADES:
6312. Portales Web
Si alguna de las actividades elegidas fuera de carácter profesional. la sociedad ejercerá como mera intermediaria entre el profesional prestador del servicio y el consumidor.
TERCERO
Facultar al Administrador Unico para, de conformidad con el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, proceda a elevar a público los acuerdos alcanzados.
Al no solicitarse por ninguno de los sectores socios la palabra, ya no habiendo más asuntos que tratar, el Secretario único procede a dar lectura íntegra del Acta de la reunión, que, una vez aprobada por unanimidad de los asistentes, que la encuentran conforme con la realidad de lo acordado, es firmada por todos los socios, asi como por mi, el Secretario, con el V.° B.° del Presidente.
Tras lo cual se levanta la sesión a las 12.45 horas del día y en el lugar que figuran en el encabezamiento.
(Firmas)
Modelo de acta paga extra al Administrador
Si eres administrador o socio de una empresa y quieres que la Sociedad haga una paga extra al Administrador por sus labores, tienes que hacer un acta de Junta General Extraordinaria donde quede reflejado por escrito el acuerdo, con la aprobación de todos los socios
Te voy a explicar a continuación como se tiene que redactar el acta de aprobación de paga extraordinaria al administrador. Me voy a centrar directamente en los textos específicos que debe de tener este acta, omitiendo los textos genéricos que tienen todas las actas, como citar el domicilio social, el dia de la reunión, nombrar el presidente y secretario de la Junta, citar los textos de la Ley, etc.
Recuerda que si queremos hacer una paga a alguno de los SOCIOS, sería un reparto de dividendos, por lo que tributaria de forma diferente y habría que hacer otro modelo de ACTA. No hay que confundirlo.
¡Vamos al grano!
Título del ACTA
ACTA DE JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIA Y UNIVERSAL
(Introducción: dia, domicilio socios, socios asistentes, presidente y secretario de la junta…)
Orden del día
Acto seguido se procede por el Administrador iónico a la lectura del Orden del día, cuyos puntos, que son aceptados por unanimidad de todos los asistentes,
Son los siguientes:
- Aprobación de una paga extra de beneficios al Administrador Unico.
- Facultar al Administrador para, de conformidad con el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, proceda a elevar a público los acuerdos alcanzados en esta acta.
- Ruegos y preguntas.
- Lectura y, en su caso, aprobación del Acta de la reunión.
Acuerdos alcanzados
PRIMERO
Tras analizar el resultado favorable de la empresa y formular por parte del Administrador Único un estado contable que pone de manifiesto la existencia de liquidez suficiente para el desembolso de beneficios, se acuerda por unanimidad la aprobación de una Paga Extra de Beneficios en diciembre de 2021 al Administrador Ünico por las labores productivas realizadas para la Sociedad, fijada en una cantidad del 25% del salario neto anual (4.750 €).
SEGUNDO.
Facultar al Administrador Único para, de conformidad con el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, proceda a elevar a público los acuerdos alcanzados.
Al no solicitarse por ninguno de los sectores socios la palabra, ya no habiendo más asuntos que tratar, el Secretario único procede a dar lectura íntegra del Acta de la reunión, que, una vez aprobada por unanimidad de los asistentes, que la encuentran conforme con la realidad de lo acordado, es firmada por todos los socios, asi como por mi, el Secretario, con el V.° B.° del Presidente.
Tras lo cual se levanta la sesión a las 12.45 horas del día y en el lugar que figuran en el encabezamiento.
(Firmas)
Modelo de acta pago cuota de autónomos por la empresa
Si eres administrador o socio de una empresa y quieres que la Sociedad te pague el autónomo societario, debes de hacer un acta de Junta General donde quede reflejado por escrito, que posteriormente habrá que incorporar al Libro de Actas para legalizarlo.
Te voy a explicar a continuación como se tiene que redactar el acta de aprobación de pago de autónomo por la Sociedad. Me voy a centrar directamente en los textos específicos que debe de tener este acta, omitiendo los textos genéricos que tienen todas las actas, como citar el domicilio social, el dia de la reunión, nombrar el presidente y secretario de la Junta, citar los textos de la Ley, etc.
Título del ACTA
ACTA DE JUNTA GENERAL EXTRAORDINARIA Y UNIVERSAL
(Introducción: dia, domicilio socios, socios asistentes, presidente y secretario de la junta)
Orden del día
Acto seguido se procede por el Administrador iónico a la lectura del Orden del día, cuyos puntos, que son aceptados por unanimidad de todos los asistentes,
son los siguientes:
- Aprobación del pago de la cuota de autónomo por parte de la Sociedad.
2-Facultar al Administrador para, de conformidad con el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, proceda a elevar a público los acuerdos alcanzados en esta acta.
3-Ruegos y preguntas.
4-Lectura y, en su caso, aprobación del Acta de la reunión.
Acuerdos alcanzados
PRIMERO
Puesto en debate el primer punto de la agenda y tras las deliberaciones oportunas, se acuerda por unanimidad que la Sociedad satisfaga las cuotas de autónomo como retribución de trabajo en especie del Administrador único.
SEGUNDO
Facultar al Administrador Único para, de conformidad con el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, proceda a elevar a público los acuerdos alcanzados.
Al no solicitarse por ninguno de los sectores socios la palabra, ya no habiendo más asuntos que tratar, el Secretario único procede a dar lectura íntegra del Acta de la reunión, que, una vez aprobada por unanimidad de los asistentes, que la encuentran conforme con la realidad de lo acordado, es firmada por todos los socios, asi como por mi, el Secretario, con el V.° B.° del Presidente.
Tras lo cual se levanta la sesión a las 12.45 horas del día y en el lugar que figuran en el encabezamiento.
(Firmas)
Preguntas relacionadas con la Legalización de libros
¿Cómo se debe redactar un libro de actas?
El libro de actas debe redactarse de manera clara y detallada, incluyendo la fecha de la reunión, el tipo de sesión (ordinaria o extraordinaria), los asistentes, los temas tratados y las decisiones tomadas. Cada acta debe estar firmada por el secretario y el presidente de la sociedad para su validez.
¿Qué tipos de libros de actas hay?
Existen principalmente dos tipos de libros de actas en una sociedad: el libro de actas de las juntas generales (donde se registran las decisiones de los socios o accionistas) y el libro de actas del órgano de administración (donde se registran las decisiones de los administradores o del consejo de administración).
¿Cómo elaborar un acta?
Para elaborar un acta, sigue estos pasos:
- Encabezado con la fecha y lugar de la reunión.
- Lista de asistentes y su posición en la sociedad.
- Orden del día, detallando los puntos a tratar.
- Desarrollo de cada punto, con el contenido discutido y las opiniones relevantes.
- Acuerdos adoptados, especificando las decisiones y los resultados de las votaciones.
- Firma del secretario y del presidente al final del acta.
Si necesitas un modelo de libro de actas personalizado o tienes dudas sobre cómo proceder, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte a asegurar que todas tus actas cumplan con los requisitos legales y la normativa mercantil.
