Desde el ejercicio 2013 deben legalizarse anualmente los libros de actas y el libro registro de socios. La reforma de la Ley de apoyo al emprendedor estableció que todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, sean de la clase que sean, incluidos los libros de actas de juntas y libro de socios, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
A continuación hablaremos de los requisitos a cumplir por cada libro, y te dejaremos un ejemplo descargable de cada libro, que podrás utilizar como plantilla.
Índice de contenidos
Libro de actas de una Sociedad Limitada o Anónima
Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, respecto de los ejercicios sociales comenzados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
En cada ejercicio se deben legalizar las actas del ejercicio anterior. El libro puede ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad o también es posible un libro para cada uno de los órganos colegiados. Las fechas de apertura y cierre del año deben especificarse en cada uno de estos libros.
Las actas de las reuniones, incluidas una o más, deben legalizarse en un libro todos los años, como si fueran libros de contabilidad
En cuanto a estos libros de actas también es posible, si se necesita acreditar para algún trámite puntual, legalizar un libro de detalles de actas, en cualquier momento del ejercicio.
¿Cómo se hace un libro de actas digital?
Es tán fácil como hacer las actas en un documento Word y posteriormente convertirlas a PDF.
No hace falta hacer todas las actas en un mismo word, puedes hacer cada acta en un documento distinto y luego posteriormente juntarlas todas en un documento PDF.
El libro de actas digital contendrá todas las ACTAS del ejercicio a legalizar.
Lo que nosotros hacemos en la Asesoría ✍
Tenemos una carpeta que se llama LIBRO DE ACTAS, con subcarpetas por cada ejercicio con sus respectivas actas y cuando llega la hora de legalizarlas reunimos las actas del ejercicio en un mismo documento PDF y lo presentamos en el Registro Mercantil.
Ejemplo modelo de libro de actas digital
La mayoría de sociedades Pymes confeccionarán como mínimo un acta por ejercicio donde constará la aprobación de las cuentas anuales y la gestión de los administradores durante el ejercicio.
⚠️ OJO con las Actas Extraordinarias. También tendrás que hacer un ACTA y añadirlas al libro si has hecho esto:
- Cambiar de objeto Social
- Cambio de domicilio social
- Reparto de dividendos etc.
*Más abajo te dejo un ejemplo de cada acta.
A continuación te muestro varios ejemplos de redacción de acta de aprobación de Cuentas (que podrás descargar):
📄 Modelo de acta Junta General
*Aprobación de cuentas y gestión del Administrador
✍ Otros ejemplos de Actas:
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Libro registro de socios y acciones nominativas
Cuando se constituye una sociedad, una vez practicada la primera inscripción se legalizará un libro en que conste la titularidad inicial de los fundadores. Legalizado este libro sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
El libro de Registro de Acciones Nominativas (Sociedad Anónima) o el libro de Registro de Socios (Sociedad Limitada) únicamente se presentará en los casos en que se hayan producido variaciones durante el ejercicio objeto de legalización.
Podrán legalizarse libros registros de acciones nominativas o de socios aunque no haya sido legalizado el libro inicial.
Ejemplo modelo de libro de socios digital
Los datos necesarios que deben aparecer para confeccionar correctamente el libro de socios son los siguientes: (a continuación podrás descargar un ejemplo en formato excel)
- Nombre Empresa – Cif
- Nº socio, D.N.I – Apellidos y nombre – Domicilio – País
- Saldo inicial – Fecha de alta – % participación
- Fecha operación – Descripción operación – Movimientos – Id. participaciones – Observaciones
*Se rellenará una hoja de cálculo por cada socio.
Si tienes alguna duda con las plantillas de libro de actas y socios, o sobre el proceso de legalización de los libros en Registro Mercantil puedes dejarnos un comentario y te intentaremos ayudar.
Artículos relacionados:
Hola, respecto al libro registro de socios ¿Si he adquirido todas las participaciones de una SL en el nuevo libro tengo que poner también los datos de los antiguos propietarios ?
Hola Guillermo. Efectivamente. En el libro tienen que estar todos los datos y movimientos de los socios, desde los fundadores de la sociedad hasta las posteriores transmisiones.
Un saludo,
David
Buenos días, respecto al contenido del libro de socios; Cada vez que se produzca una modificación, ¿se debe presentar al registro mercantil, solo la modificación o el libro de socios con todo el histórico acumulado?
Gracias y saludos,
Hola Albert,
Se presenta siempre el libro de socios con el histórico.
Un saludo,
David
En el caso de tratarse de un libro de actas para una comunidad de vecinos que solo 5 vecinos. ¿ cual sería el ejemplo adecuado para descargar?